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中交集團港珠澳大橋島隧工程檔案管理綜述

2021-07-08 16:26 來源:檔案局 次閱讀
 

  10月23日,被譽為中華民族的圓夢橋、同心橋、自信橋、復興橋的港珠澳大橋正式開通,它東連香港、西接珠海、澳門,主體工程是集“橋、島、隧”為一體的超大型綜合集群跨海通道,其中島隧工程是大橋的控制性工程,由沉管隧道、東西人工島三大部分組成。港珠澳大橋島隧工程(以下簡稱“島隧工程”)由中國交通建設集團有限公司(以下簡稱“中交集團”)承建,于2010年12月21日正式開工,2018年2月6日通過交工驗收。島隧工程中沉管隧道是目前世界上綜合難度最大的沉管隧道之一。

  迎接挑戰 檔案管理滲透每個環節

  島隧工程是香港、澳門和珠海50余公里連接線的一部分,是港珠澳大橋的核心工程,也是施工技術難度最大的工程,保證項目的順利實施是對中交集團建設者的考驗,做好這個舉世矚目工程項目文件歸檔工作也是對中交集團檔案管理者的挑戰。

  島隧工程共包括11個單位工程,工序多、體量大、工期長,項目涉及水工、公路、建筑和其他多類專項工程,項目的檔案編制工作具有諸多特點。該工程為合同額達131億的超大型項目,內業資料數量龐大,參與文件材料生成、收集、整理和歸檔的單位和人員數量也較多;該工程項目工期為7年,檔案形成周期長,工程實體資料需要隨著分項工程的完成同步進行立卷和歸檔;港珠澳大橋標段多,島隧工程11個單位工程涉及專業也非常廣泛,并且檔案管理系統性強,標準化要求高,島隧工程檔案需與其他標段檔案相統一,同時島隧工程由6個工區承建,內部的各工區檔案也要統一;港珠澳大橋工程定位為世界級管理水平的項目,工程影響力大,社會關注度高,這決定了檔案管理同樣需要高標準、嚴要求,為確保資料的真實性、完整性,檔案管理實行“同步生成、同步收集、同步整理”的“三同步”時效目標和優質檔案的質量目標。

  為適應港珠澳大橋建設管理的要求,確保檔案的及時性、真實性、完整性,針對島隧工程工序多、體量大、工期長、質量標準及要求高、項目涉及面廣等特點,中交集團辦公廳主動和交通運輸部檔案館溝通,明確歸檔要求,檔案人員到項目現場指導,與文件管理員建立聯系,隨時指導。中交集團港珠澳大橋島隧工程總經理部(以下簡稱“總經理部”)也在開工伊始即成立了檔案工作領導小組,總工程師任組長,成立檔案室,配備專職檔案管理人員,各部門設置兼職檔案管理員,明確崗位職責,建立了“總部全面統籌、工區為各自檔案工作責任主體”的檔案管理體系;與各工區簽訂責任狀的同時,規定項目檔案工作與工程計量支付掛鉤。總經理部下屬6個工區均按要求建立檔案管理組織機構及項目檔案管理網絡,成立了檔案管理領導小組和項目部檔案室,項目經理任領導小組組長,明確崗位職責,配備專職檔案人員,人員素質及業務能力均滿足收集、歸檔、整理、立卷等工作需要。

  總經理部根據交通部、中交集團等檔案管理要求對項目文件歸檔的范圍、時間、質量等作出明確規定,并結合項目實際制定了《工程竣工檔案編制管理辦法》等,以《管理制度匯編》的形式正式印發執行。為保證歸檔文件的完整、準確,總經理部依托OA辦公平臺建立了島隧工程資料管理系統,以檔案中心為核心進行流程審批把控。自2011年6月1日開始,項目工程資料報審以及工程資料往來全部通過項目OA辦公系統,總經理部中心檔案室對工程資料報審、流轉過程嚴格把關并及時跟蹤,做到了工程資料報審、傳遞規范有序,內容真實完整。

  總經理部通過登錄廣東省交通工程質量安全管理系統,實時對檔案的形成、錄入、組卷過程進行檢查指導,以動態掌握預立卷情況,有效保證了文件歸檔工作與工程建設同步開展,有力支撐了工程建設、質量評定、交竣工驗收、后期維護以及經驗總結推廣等工作。在交工驗收階段,總經理部將交工驗收列為和現場施工同等重要的工作來部署和落實,將交工驗收檔案工作分為工程檔案、聲像檔案、施工總結、竣工圖四類同步推進,組織召開專項會議,成立工作小組,確定目標和方向,細化工作計劃,實行周例會制度,進一步加強監督檢查和考核,確保高質量、高效率地完成交工驗收檔案工作。

  為提升歸檔項目文件質量,總經理部要求各工區將專職檔案人員配置到位,不得隨意更換。同時,加大培訓指導力度,辦公廳積極邀請交通運輸部檔案館專家到項目部現場對竣工文件材料歸檔編制工作進行檢查指導;總經理部也多次邀請廣東省交通運輸信息管理中心、港珠澳大橋管理局檔案中心等上級單位對島隧項目的預立卷工作進行檢查指導,在檢查指導的同時開展現場培訓,再對發現問題及時總結、整改,有效地控制了立卷進度和案卷質量,促進了檔案預立卷工作的標準化、規范化。

  同時,中交集團將項目檔案管理工作納入項目負責人績效考核,有效加強了中交集團直管項目文件歸檔工作管理。辦公廳制定了《中交集團直管項目文件歸檔工作考核辦法》,每年對島隧工程等直管項目文件歸檔工作進行考核,印發考核通報,下發整改意見。2012年,為進一步加強重大建設項目檔案管理工作,辦公廳將項目文件歸檔工作列入《中交集團直管項目總經理部負責人業績考核辦法》,每年對島隧工程項目檔案管理情況進行綜合評定,并將評定結果報業績考核部門作為直管項目部負責人業績考核的定性指標,促進了項目部文件歸檔工作的有序開展。

  創新理念 創造檔案管理成功經驗

  島隧工程施工過程中運用了很多新思維、新理念、新做法,產生了眾多新工藝、新技術,使用了很多新裝備,創造了行業典范。為了做好這部分檔案的收集整理工作,總經理部在項目主體工程施工完成后,按照公司領導和辦公廳檔案工作要求擬定計劃,要求各工區全面收集整理島隧工程前期投標、設計、科研、施工、管理等文字和影像資料。在收集的基礎上,總經理部還要求對7年來中交集團直管超大型項目管理創新的做法和成果進行總結提煉,挖掘島隧故事,塑造典型人物,整編文化案例,將這些編研成果也作為項目文件歸檔,使工程檔案成為向外界展示我國交通工程建設成就的又一個重要窗口。

  港珠澳大橋島隧工程檔案形成了一系列成功的管理經驗,集中表現在領導重視、及時和業主溝通、將項目檔案管理工作納入項目負責人績效考核、文件歸檔工作與工程建設“四同步”、充分利用信息化手段5個方面。

  在領導重視方面,項目部總經理親自抓文件歸檔工作,對文件管理提出系列要求,從各方面提供保障。

  在及時和業主溝通、明確業主對項目文件歸檔要求、指導項目文件歸檔工作方面,集團辦公廳積極主動與交通運輸部、港珠澳大橋管理局等單位的檔案部門溝通,明確歸檔要求,適時邀請檔案專家到項目部現場對竣工文件材料歸檔編制工作進行檢查、培訓、指導,確保歸檔項目文件符合各項要求。

  在將項目檔案管理工作納入項目負責人績效考核方面,文件歸檔工作做到“三納入”,即納入項目領導工作議事日程,納入項目規章制度,納入項目人員崗位和經濟責任制。將項目文件歸檔工作列入《中交集團直管項目總經理部負責人業績考核辦法》,每年將項目文件歸檔工作的考核結果作為項目負責人績效考核依據之一,對提高項目檔案管理水平起到了積極促進作用。

  在文件歸檔工作與工程建設“四同步”方面,下達項目計劃任務的同時提出項目文件的歸檔要求,檢查項目計劃進度的同時檢查項目文件積累情況,驗收項目的同時驗收項目文件歸檔情況,項目總結的同時做好項目文件歸檔交接。

  在充分利用信息化手段、檔案人員集中把控資料收集方面,建立分類較為齊全的專門的項目資料收集庫,由專人負責資料收集;對有關質量、進度、費用、安全控制方面需要報審的文件,由檔案中心人員把控內部審批流程后報出,確保了竣工資料的及時收集歸檔。

  原載于《中國檔案報》2018年11月19日 總第3299期 第一版


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